Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Koninie
A A A
Polityka ochrony i dostępu do danych osobowych
Polityka ochrony i dostępu do danych osobowych
Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Koninie, ul. Kurów 1, 62-510 Konin

 

W trosce o komfort korzystania z usług naszej instytucji dbamy o prywatność i bezpieczeństwo Twoich danych.

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy Ci wyjaśnić co dla Ciebie oznacza to w praktyce. Szanując Twoje prawo do prywatności a także starając się jednocześnie w możliwie najlepszy sposób zabezpieczyć dane, które nam ujawniłeś wprowadziliśmy odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych. Dzięki temu zyskasz możliwości realizacji swoich praw wynikających z nowych przepisów. Będziemy ją aktualizować dostosowując do obowiązujących przepisów a jej ideą jest zaprezentowanie Tobie pełni praw jakie posiadasz w związku z przepisami o ochronie danych osobowych.

 

Na wstępie chcemy Ci wyjaśnić czym tak na prawdę jest RODO

RODO to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.

 

Administrator danych

Administratorem danych czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu a także w jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane jest Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Koninie z siedzibą przy ul. Kurów 1, 62-510 Konin. W dalszej części tekstu będziemy używać także skrótu MOSiR do oznaczenia Administratora danych.

 

Inspektor ochrony danych

Inspektor ochrony danych to osoba, z którą możesz się skontaktować w razie pytań i wątpliwości co do zakresu przetwarzania Twoich danych przez Administratora danych.

Umożliwiliśmy Ci to na kilka sposobów:

  • Co do zasady rekomendujemy kontakt drogą mailową wysyłając wiadomość na adres: iod@mosirkonin.pl. Dlaczego właśnie tą formę preferujemy? Umożliwia ona nam sprawny sposób udzielania informacji. Możemy się konkretnie odnieść do przesłanej korespondencji i przejrzyście udzielić odpowiedzi oraz rozwiać Twoje ewentualne wątpliwości
  • Gdybyś jednak uznał, że wysyłka e-mail jest dla Ciebie kłopotliwa, zawsze możesz skontaktować się z Inspektorem ochrony danych telefonicznie pod nr telefonu: 601 140 404
  • Zawsze możesz także wysłać korespondencję na adres: Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Koninie, ul. Kurów 1, 62-510 Konin.

 

Kto nadzoruje ochronę danych osobowych w Polsce?

Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli uznasz, że Twoje dane są nieprawidłowo przetwarzane i narusza to przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych masz prawo wnieść skargę.

 

Cele, podstawy i zakres przetwarzania danych osobowych

Zawsze kierujemy się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są nam niezbędne, adekwatnie do celu przetwarzania.

  • Możemy zatem przetwarzać Twoje dane w celach związanych z realizacją umowy, zgodnie z zasadą, która głosi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem. Co znaczy, że wszelkiego rodzaju dane osobowe przetwarzane podczas wykonywania czynności poprzedzających umowę będą podlegały także tej właśnie przesłance legalizującej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest art. 6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy).


W jakich przypadkach to nastąpi?

  • wszelkiego rodzaju odpowiedzi na zapytania ofertowe,
  • jeśli zostanie uruchomiony formularz kontaktowy na stronie internetowej administrowanej przez MOSiR wówczas również przy pozyskiwaniu danych osobowych kiedy będziesz kierował do nas swoją korespondencję,
  • wszelkiego rodzaju czynności związanych z udziałem w konkursach, zawodach, imprezach, których MOSiR będzie organizatorem lub współorganizatorem, np. wszelkiego rodzaju biegi, zawody mające na celu aktywizację sportową itd.
  • przetwarzanie danych wskutek świadczenia pozostałych usług przez MOSiR takich jak chociażby najem przez Ciebie sali sportowej lub innego zasobu MOSiR,
  • kiedy po prostu będziemy chcieli ustalić Twoją tożsamość przed wykonaniem usługi.

Za każdym razem kiedy będzie możliwość będziemy Cię informować o przysługujących prawach zamieszczając odrębny obowiązek informacyjny, także na dokumentacji papierowej w tym formularzach zgłoszeniowych, regulaminach uczestnictwa itp.

  • Będziemy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z udzieloną zgodą, w celach marketingowych, bądź w celu rozpowszechniania wizerunku. Pamiętaj, że wizerunek osoby stanowi co do zasady dane osobowe o ile umożliwia identyfikację konkretnej osoby fizycznej, stąd zawsze w takiej sytuacji będziemy pytać Cię o zgodę.
    Dane osobowe będziemy przetwarzać wówczas na podstawie art. 6, ust. 1, lit. a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych). Zgoda, którą będziesz mógł wyrazić, będzie zawsze osobnym oświadczeniem woli tak by była ona udzielona w zgodzie z przepisami RODO. Zawsze będziemy o nią pytać.
  • Z racji faktu, że jako instytucja prowadząca działalność gospodarczą prowadzimy księgi rachunkowe, spoczywają na nas także obowiązki podatkowe (wystawiamy noty księgowe, faktury oraz inne dokumenty księgowe za wykonane przez nas usługi). W tym przypadku będziemy także zobligowani do przetwarzania danych osobowych w zgodzie z art. 6, ust.1, lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w zw. z art. 74, ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
  • Staramy się zabezpieczyć w możliwie najlepszy, legalny sposób swoje mienie oraz chronić osoby i poprawiać ich bezpieczeństwo na terenie naszych obiektów. W związku z powyższym stosujemy zabezpieczenia w postaci monitoringu wizyjnego zasobów MOSiR. Istnieje wówczas prawnie usprawiedliwiony interes rejestracji zdarzeń w zakresie kradzieży oraz dewastacji mienia. System rejestracji zdarzeń umożliwi identyfikację sprawców oraz pozyskanie potencjalnie utraconego mienia. Twoje dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z art. 6, ust.1, lit. f Ogólnego rozporządzenia o ochronie, który mówi, iż przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.
  • Często będziemy się z Tobą kontaktować po prostu pod podanym przez Ciebie numerem telefonu czy adresem e-mail czy też tradycyjnie wysyłając korespondencję listowną. Będzie to miało miejsce w przypadku potwierdzenia terminu świadczonej usługi bądź jej zmiany, przypomnieniu o realizacji usługi czy przekazaniu typowej informacji związanej z Naszą obopólną współpracą. Zaliczymy do tego także drobne sprawy życia codziennego, które wpływają na zapewnienie Ci odpowiedniego poziomu świadczonych usług, gdyż jest to dla nas sprawa priorytetowa. Wówczas powołamy się na przesłankę wynikającą z art. 6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).
  • Jako administrator danych będący jednocześnie instytucją świadczącą odpłatne usługi mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. Jeśli już do takiej sytuacji dojdzie wówczas będziemy mieli prawo przetwarzać ujawnione przez Ciebie dane osobowe na gruncie przepisów RODO zawartych w art. 6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).
  • Jeżeli zwrócisz się do nas ze skargą lub wnioskiem lub jakąkolwiek inną korespondencją, będziemy wówczas przetwarzać dane osobowe na gruncie art. 6, ust.1, lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze). Przesłanka ta będzie miała zastosowanie także wówczas, kiedy zwrócisz się do nas z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej.

 

Okres retencji czyli jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Bez obaw, nie będziemy przetwarzać Twoich danych dłużej niż to konieczne. I tak:

  • na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
  • jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych), będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego;
  • jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, czy to do celów marketingowych, czy rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach, kiedy o tą zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody;
  • dane osobowe przetwarzane w celach wykorzystania monitoringu wizyjnego będziemy przetwarzać maksymalnie 30 dni. Po czym zostaną trwale usunięte chyba, że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania zapisu monitoringu dla celów dowodowych w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy;
  • po zrealizowaniu celu pierwotnego, dla którego zostały zebrane dane osobowe, będą one przetwarzane do celów archiwalnych przez okres zgodny z przepisami archiwalnymi.

 
Komu możemy udostępnić Twoje dane?

Jako podmiot publiczny dbamy o poufność Twoich danych. Przede wszystkim dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie przepisów prawa. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom, z którymi MOSiR zawarł umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych (firmy zajmujące się obsługą przewozu towarów i osób, usługi wsparcia logistycznego przy organizacji konkursów, imprez itp.). Jeśli będziesz chciał uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym celu z Inspektorem ochrony danych, bądź innym pracownikiem Administratora danych. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane osobowe innym podmiotom współpracującym z MOSiR w celu zapewniania ciągłości działań zwłaszcza w przypadku organizowania dodatkowych imprez, zajęć bądź innego rodzaju usług, których świadczenie nie odbywa się w sposób ciągły. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane podmiotom działającym w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp.

 

Jakie masz prawa?

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Tobie prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia do odrębnego Administratora danych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przysługuje dodatkowo Tobie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do wniesienia sprzeciwu w związku z przetwarzaniem danych.
Możesz w tym celu skorzystać zarówno z komunikacji elektronicznej, telefonicznej, listownej jak i zgłaszając się osobiście do naszej siedziby.

 

Czy masz obowiązek podania danych?

Oczywiście, że podanie danych zawsze jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług, czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi, np. marketing produktów własnych drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy o zgodę a brak jej udzielenia nie spowoduje przetwarzania danych w celu chociażby realizacji umowy (najem sali sportowej, udział w zawodach sportowych itd.). Traktujemy Twoją zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.

 

W jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane?

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.

strony internetowe | lexurio.pl